Betere communicatie met deze 7 tips

Communiceren. We doen het de hele dag. Actief en bewust, wanneer we met anderen praten. Of in onszelf. Maar een groot deel van onze communicatie verloopt ook onbewust. Omdat we niets zeggen, maar wel iets uitstralen door onze gezichtsuitdrukking, of onze lichaamshouding, of de snelheid van onze bewegingen. Ook als je niet communiceert, communiceer je. De ander interpreteert jouw non-verbale communicatie en reageert daar op.

Wanneer spreek je van een communicatieprobleem?

Je kunt spreken van een communicatieprobleem, als de ander jouw boodschap niet begrijpt. Of als jij de ander niet begrijpt.

Je zegt iets tegen elkaar, maar je begrijpt het allebei op een andere manier.  

Soms leidt dit tot misverstanden. En daar kun je dan woorden over krijgen. Dat is vervelend. Niemand wil graag ruzie toch? Maar doordat je de dingen uitpraat, kom je er wel achter waar het misging, waarom de ander jou anders had begrepen. En daarmee kun je jouw communicatie aanpassen, zodat het de volgende keer beter gaat.

Het kan ook zijn dat er een communicatieprobleem is, zonder dat dit leidt tot een conflict. Een mooi voorbeeld zag ik deze week in dit filmpje.

Wat doe je als er een communicatieprobleem is, maar er wordt niets gezegd?

Maar hoe doe je dat dan als er een communicatieprobleem ontstaat, omdat er niets wordt gezegd, maar er wel heel veel wordt gedacht en vervolgens op basis van die gedachten wordt gehandeld?

Een voorbeeld: ik heb een tijdje met een collega op 1 kamer gewerkt. En nu was het delen van een kamer voor ons beiden geen vanzelfsprekendheid. Er waren momenten dat het niet echt gezellig was en de sfeer een beetje ‘om te snijden’ was. Ik dacht dan: hij zal het wel zwaar hebben, zeker een slecht weekeinde gehad. Ik val hem maar niet te veel lastig. En hij dacht: ze is zeker ergens chagrijnig over. Ik hou wel mijn mond.

We dachten dus allebei iets over de ander. Gingen ons ernaar gedragen. En verzuimden om bij de ander te checken wat er nu precies aan de hand was.

Later bleek dat hij zijn gedachten gebaseerd had op de manier waarop ik op mijn toetsenbord aan het rammelen was. Nu heb ik zo’n ergonomisch toetsenbord dat gedeeld is en een beetje bol staat. Als je daar wat harder of sneller op typt, dan klinkt het nóg harder vanwege de ruimte onder de bolling (klankkast). Dus als ik een goed idee heb, of even lekker hard zit te werken, dan tik ik me gek en dan hoor je dat heel goed! Maar of ik dan chagrijnig ben? Nee dus, niet per sé. Het is natuurlijk heel goed mogelijk dat ik een keertje chagrijnig heb zitten typen en dat dit net zo klonk. Ja, dat kan. Maar de keren dat ik gewoon hard aan het werk was zullen de overhand hebben gehad.

Het probleem was dus dat we allebei gedrag gingen vertonen op basis van aannames over de ander. Zonder dit te checken.

En daarmee doe je jezelf en de ander te kort. Want we hadden misschien wel veel leukere kamergenoten voor elkaar kunnen zijn, als we allebei minder in de aannames waren blijven hangen.

Hoe kun je nu communicatieproblemen voorkomen?

Daar kan ik heel kort over zijn: communicatieproblemen zijn niet te voorkomen. We zijn allemaal mens. En we zijn allemaal anders gevormd, waardoor we allemaal op onze eigen individuele manier waarnemen, interpreteren en reageren.

Wat we wel kunnen doen is de kans op communicatieproblemen zo klein mogelijk te maken. Hieronder volgen 7 tips.

1. Wees je bewust van je communicatie

Je communiceert altijd. Ook als je niets zegt, communiceer je. Wees je daarvan bewust. De ander pikt signalen van jou op en interpreteert deze op zijn eigen wijze. Het kan dus zijn dat de ander meer van jou ‘hoort’, dan dat jij je bewust bent. Het kan dus ook zo zijn dat de ander iets anders van je hoort, dan je in de gaten hebt. En andersom geldt dit ook. Wat jij ziet  

2. Stel vragen

We zijn geneigd te denken dat we wel weten wat de ander bedoelt. Zeker als het iemand is die je langer kent. En soms klopt dat, dan heb je aan een half woord genoeg. Maar soms klopt het ook niet.

Als iets niet duidelijk is, vul het dan niet in voor een ander. Denk niet: hij zal wel … bedoelen. Maar stel dan vragen: ‘ je zei net …. Heb ik het goed begrepen dat …’. Of: ik zag je net … doen: wat betekent dat precies?

3. Verplaats je in de ander

Mensen doen soms ogenschijnlijk rare dingen. Of ze zeggen dingen waar je van schrikt, of boos of verdrietig van wordt.

Weet dat bijna niemand de intentie heeft om anderen moedwillig te kwetsen. Een van de NLP-vooronderstellingen is: ieder gedrag heeft een positieve intentie (op dat moment, voor die persoon).

Er is dus een positieve intentie, anders zou de ander dit gedrag niet vertonen. Het gedrag van de ander heeft daarmee meer met hemzelf te maken,dan met jou.

Als je in een situatie komt waarin je de neiging hebt om boos of verdrietig te worden naar aanleiding van de communicatie van een ander, tel dan eens tot 10 en vraag je daarna af: waarom doet die ander dat? Wat wil de ander daarmee bereiken?

Je verplaatst jezelf als het ware even in de schoenen van de ander. Kijk door de ogen van de ander naar de situatie. Dit leidt tot meer begrip voor de ander. Vaak kom je er dan ook achter wat de ander wil.

4. Betrek het niet persoonlijk

Uit het bovenstaande volgt eigenlijk al vanzelf de volgende tip: maak het niet persoonlijk.

Het gedrag en de communicatie van de ander zegt iets over hemzelf, niet over jou. Misschien is hij gehaast en heeft hij daarom weinig geduld. Of misschien doe je hem denken aan iemand van vroeger. Iemand waarmee hij een moeilijke band had, of een nare herinnering aan heeft. Misschien is zijn kind ziek en maakt hij zich zorgen.

Verplaats je in de ander (tip 3) en stel vragen (tip 2).

5. Wees expliciet

Wees duidelijk als je met een ander praat. Gebruik woorden die geen uitleg nodig hebben. Of leg steeds goed uit wat je met een woord bedoelt.

Als je iemand vraagt of hij tussen de middag jouw hondje wil uitlaten, dan is het begrijpelijk dat de ander wel even staat te kijken als je met een Deense dog aan komt sjouwen. Die had misschien een chihuahua verwacht.

Vooral in een zakelijke omgeving komt het nogal eens voor dat er bepaalde woorden worden gebruikt, waar (zonder uitleg daarvan) iedereen een andere invulling aan kan geven. Wat wordt er precies bedoelt met ‘ vakkundig’, ‘gedreven’, of ‘klantgericht’ ? Wat wordt er precies van jou verwacht?

6. Wees congruent

Wat bedoel je precies met congruent? Daarmee bedoel ik: als je iets zegt, zorg er dan voordat je het ook echt meent. Je zegt iets en als je dat meent, dan straal je dat ook uit. De ander zal het merken aan de manier waarop je het zegt, waarop je kijkt en hoe je lichaamhouding is.

En andersom geldt het ook: als je niet meent wat je zegt, dan zal de ander dat ook opmerken.

Een goed voorbeeld hiervan zijn verkopers in een winkel. Ik heb wel eens gehad dat ik in een kledingwinkel was en dat de verkoopster bij alles wat ik aantrok zei: ‘Leuk! Dat staat je heel goed!’ Terwijl ik zeker wist dat dit echt niet het geval was. Denk je dat ik daar iets heb gekocht? Ik ga liever naar de kledingwinkel waar de verkoopster eerlijk durft te zijn en zegt: ‘nee, dat is niks, trek maar gauw uit.’ Zij is niet bang om ‘niet te verkopen’ en daardoor verkoopt ze juist meer!

Als je niet lekker in je vel zit, dan straal je dat vaak uit. Een ander kan dat oppikken. En als die ander dan vraagt of er iets is en je zegt: ‘nee hoor’. Denk je dan dat de ander je gelooft? Nee toch? Einde gesprek en je mist een kans om je hart te luchten. Of samen te kijken wat je kunt doen om je beter te voelen.

7. Luister ook écht – wees present

Deze laatste tip is misschien wel het meest vanzelfsprekend (open deur) en eigenlijk ook de grootste uitdaging.

Luister naar de ander. Wees met je aandacht bij de ander. Laat de ander zijn verhaal doen. Om maar een moderne uitdrukking te gebruiken: wees mindful. 

Want hoe vaak gebeurt het niet dat iemand je iets vertelt en dat je al na 2 zinnen denkt te weten wat de ander wil zeggen en daar dan al op gaat reageren?

Of iemand vertelt iets en je denkt: dat heb ik ook meegemaakt. Je gedachten dwalen af naar jouw eigen ervaring en páts, je hoort helemaal niet meer wat de ander vertelt.

Of je stelt de ander een vraag, uit beleefdheid. Maar eigenlijk wil je heel erg graag jouw verhaal vertellen. Dus de ander geeft antwoord op jouw vraag. Maar je hoort hem helemaal niet, want je zit vol met je eigen verhaal. Je reageert misschien wel met korte antwoorden (ja, precies, ok) en je denkt: ‘schiet op met dat verhaal, want ik wil het mijne vertellen’.

En dan nog de situaties dat iemand iets vertelt, maar jij bent ondertussen bezig met je telefoon (appjes, mail, facebook), of je zoekt je sleutels, of je bent in gedachten je boodschappenlijstje aan het maken.

Allemaal voorbeelden van het feit dat je met jezelf bezig bent, en niet met de ander. Je doet net of je luistert, maar ondertussen hoor je het maar half. En laten we eerlijk zijn, wie maakt zich hier niet schuldig aan?

Dit gedrag zorgt voor ruis op de lijn, misinterpretatie, de ander voelt zich niet gehoord. En uiteindelijk leidt dit gewoon een minder goed contact.

Betere communicatie – betere relaties

Ik hoop dat je iets herkent in het bovenstaande en dat je vanaf vandaag de tips gaat toepassen. Zodat je vanaf vandaag bewuster communiceert. Luister goed, kijk goed naar de lichaamstaal van de ander, stel vragen, wees open, wees present, wees even écht bij de ander, Je zult zien dat dit je veel betere relaties oplevert!

 

2 gedachten over “Betere communicatie met deze 7 tips”

  1. Goede punten. Heel herkenbaar. Zelf heb ik veel aan de tip: ‘maak het niet persoonlijk’ daardoor kan ik echt in het gesprek blijven en mezelf goed blijven uiten.

    1. Dank je wel voor je reactie Aimee. Dat is ook de tip die mij vaak het meeste helpt. Ik heb de neiging om te denken dat het aan mij ligt, dat ik iets niet goed heb gedaan. Door het niet persoonlijk te maken geef je de ander ook de verantwoordelijkheid terug voor zijn aandeel in de communicatie.

Reacties zijn gesloten.